Il primo passaggio del Project Management consiste nel cercare di descrivere analiticamente tutti i vari passaggi fondamentali del progetto, dall’inizio al suo obiettivo finale. Questa descrizione prende il nome di Project Breakdown Structure (in sigla PBS) e consiste sostanzialmente nell’individuazione delle fasi fondamentali del progetto (livello 1), delle articolazioni delle singole fasi (livello 2), delle risorse e dei prodotti necessari per la realizzazione delle singole articolazioni (livello 3).
Il secondo passaggio si realizza quando ogni fase e ogni articolazione viene tradotta in un compito, che inizia con determinate risorse e termina con il raggiungimento di uno specifico obiettivo. Questo secondo passaggio viene chiamato Work Breakdown Structure (WBS). La WBS permette di evidenziare quali compiti servono a più di uno scopo, quali risorse vengono impegnate e in che tempi. Dalla WBS si può ricavare una matrice dei compiti e delle responsabilità, che aiuta a delimitare il lavoro di ciascuno e a rendere evidente la responsabilità di tutti nella buona riuscita del progetto. Sempre dalla WBS si può ricavare un elenco specifico degli obiettivi fondamentali (milestones) e una analisi dei compiti che vanno affrontati prima (perché strategici o perché particolarmente complessi)
Il terzo passaggio è la realizzazione di una tempistica che connetta tutti i compiti uno in relazione all’altro, dal punto di vista logico e cronologico. Da questo passaggio possono essere sviluppati sia un diagramma che evidenzi le connessioni tra compiti e la loro durata (cosiddetto diagramma di Gantt) sia una analisi delle risorse impegnate.
Naturalmente occorrono dei livelli di responsabilità: qualcuno dovrà impegnarsi a consegnare l’opera a chi la ha richiesta in tempo utile (potremmo chiamarlo Product Manager….) e qualcun altro dovrà avere in mente tutto il complesso del progetto nel suo svolgersi, per poter controllare lo stato di avanzamento del lavoro e per poter sollecitare, incoraggiare e supportare i responsabili delle singole fasi (è il Project Manager)

Esistono anche livelli ulteriori di analisi (ad esempio l’analisi dei costi di ogni fase e di ogni compito- Costs Breakdown Structure o CBS – o l’analisi dell’impiego specifico di ogni persona impegnata), ma i tre passaggi fondamentali sono sufficienti a impostare il lavoro. A questo punto rimane solo da mettersi all’opera….